Online communiceren is tegenwoordig niet meer te weg te denken uit het bedrijfsleven. We hebben door de coronacrisis geleerd beter thuis te werken terwijl we toch met elkaar in contact moeten blijven. Zelfs na de coronacrisis, zal het online werken nog steeds voor een gedeelte blijven. We zijn naarmate de tijd ook steeds beter en handiger geworden in het contact houden via bijvoorbeeld Teams of Zoom. Als onderneming is het belangrijk om te weten hoe je van deze online omgevingen ook optimaal gebruik kan maken, zodat je niet tegen conflicten aanloopt die je normaal gesproken ook niet op de werkvloer zou krijgen. Wij hebben voor jou een paar tips op een rijtje gezet hoe jij beter in een onderneming kan communiceren in een online omgeving.
1. Spreek online gedragsregels af
Omdat iedereen vanuit het comfort van zijn eigen huis contacteert, kan het zijn dat ze zich anders gedragen dan wanneer ze in een volle conferentiekamer zitten. Daarom is het belangrijk om afspraken te maken in het bedrijf waar altijd rekening gehouden mee wordt. Denk hier bijvoorbeeld aan: Laat elkaar altijd uitpraten, steek je hand op wanneer je een opmerking hebt, ben altijd op tijd voor online meetings, iedereen zet zijn geluid uit wanneer ze niet praten, afspraken maken over camera aan zetten of uit laten. Zorg dat dit goed naar het hele bedrijf gecommuniceerd wordt. Zelfs na de coronacrisis, zal het online werken nog steeds voor een gedeelte blijven.
2. Goede voorbereiding
In een onderneming is het belangrijk dat iedereen ook goed voorbereid is voor online communiceren. Maak bijvoorbeeld een lijst die werknemers af kunnen gaan voordat ze een meeting ingaan. Hier een voorbeeld:
- Werkt mijn computer/laptop goed?
- Werkt mijn verbinding goed?
- Werkt mijn camera en microfoon?
- Heb je een neutrale achtergrond? Zo niet, heb je een digitale achtergrond ingesteld?
- Wanneer je gaat presenteren, staat je presentatie klaar?
- Weet je hoe de online werkomgeving werkt? Bijvoorbeeld je beeldscherm delen?
Zorg ook dat degene die niet aan de eisen voldoen op een gepaste manier hier op aangesproken worden.
Loop je tegen problemen aan met online communicatie binnen jouw werkomgeving? Neem vrijblijvend contact met ons op en bekijk samen wat Business Kansen voor jouw bedrijf kan betekenen.
3. Kort en krachtige meetings
Zorg dat vanaf het begin duidelijk is wat het doel van de meeting is en hoe lang de online meeting zal duren. Hierdoor zal iedereen de tijd nemen om in deze tijd ook echt naar elkaar te luisteren. Hierbij voorkom je een situatie waar iedereen ondertussen met ander werk bezig is of afgeleid is door de omgeving. Online communiceren heeft zo zijn voor- en nadelen, maar het is belangrijk dat iedereen deze nieuwe tool optimaal kan gebruiken. Kijk goed naar welke afspraken bij jou onderneming en werknemers passen.
